会议,在团队和组织中的作用毋����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������庸置疑。
举办一场会议所付出的成本,除了与会者的时薪等明确����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������的花费,还有诸多无法简单计算的机����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������会成本。
而一场无法解决目标问题、低����� �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������效能的会议,不仅浪费时间和金钱,还会造成与����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������会者、乃至对其提供帮助的相关人员的能量耗����� �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ�������损。
今天为大家分享5个会议实践原则,希望����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������能有助于大家灵活思考,保障会议����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������效能。
一、时长设置
时间宜短不宜长
“帕金森定律”告诉我们:����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������工作会占满所有的时间;面对一件����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������工作任务,更富裕的时间反而会令人降低紧����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������迫感,不再全力以赴。
所以,为了保证会议的效能,我们有必要缩短会议的时间����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������。
1.时间短,更紧迫,更专注����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������
只要合情合理,时间设置多长都可以。设置好时����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������长后,试着再缩短5%至10%。微微的紧迫感往往����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������让会议效果更好。
平时60分钟的会议可以尝试缩短到50分钟;����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������30分钟可以缩短到25分钟。这将有效缓解帕金����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������森定律下所产生的消极影响。
心理学中有名的耶克斯-多德森定律呈现了紧迫感和效����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������果之间的关系。这个关系是个倒“U����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������”形的曲线。
稍稍缩短会议时长还能为下一场会议腾����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������出更多衔接时间,减少迟到现象,以及迟到����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������现象给准时者带来的沮丧情绪。����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������
2.可以尝试“超快会议”与����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������“抱团会”
10分钟或15分钟的快速会����� �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������议在诸如军队、应急处理单位(例如消防局)、医院等高风险工作环境中很普遍。
原谷歌高管、现任雅虎公司总裁玛����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������丽莎·梅耶尔以开会短而闻名,她通常����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������在大块的时间里穿插加入10分����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������钟的会议。
虽然这经常导致她每周要开70多个会����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������,但这种方式能让她更高效地回����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������应员工的需求,让日常开会更简单,����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������且让计划和想法毫不停滞地持续推进����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������。
“抱团会”类似体育比赛中����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������队员之间的抱团加油鼓劲,可能自发或预先组织,可以����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������在赛前也可以在赛后。
RSC生物科技公司采用了类似的抱����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������团会。会上,团队聚在一起研究策略、进行讨����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������论、实行监督、互相激励或庆祝成果����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������。
从苹果到戴尔、Zappos网购、丽思卡尔顿、����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������第一资本,抱团会被史无前例地应用于各����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������类组织中。奥巴马执政时,白����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������宫也采用过这种会议形式。
一场商务“抱团会”通常具有以下����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������特点:
时长10分钟或15分钟
在每天(或隔天)的同一时间召开
准时开始,按时结束
会议地点固定
参会者固定
要求全勤,若员工不能亲自到场,����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������则远程参与
若条件允许,站着开会
提问与回答都必须尽量简洁
抱团会内容通常包括:已完成的工作以及取得的主要成绩、����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������下一步的工作、关键指标、面临的困难。
但需要注意:抱团会重在增强凝聚力、增强沟通,而����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������不是单纯汇报工作。
二、会议议程安排
关心参会者的体验
准备一份高效能的会议议程是会议����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������领导者的责任,因为你需要为����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������所有与会者的时间与体验负责。
所以,一定要把足够的精力花在会前的议����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������程准备上。
1.如何选择会议上该讨论的问题?
原英特尔总裁安迪·葛洛夫曾说,����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������“评定一个话题是否值得谈论的最重要标准,就是它是否����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������困扰到你的下属。”
当员工真正被鼓励去分享想法和创意����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������,且他们的声音确实被重视时����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������,他们往往对团队和组织有着更强的����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������责任感和认同感,会更积极地投入����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������到会议中。
该怎么做呢?
开会前的3至5天,可以发邮件����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������或一对一询问其他参会者需要讨����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������论的议题。
如果某个建议的话题并不适����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������合于在接下来的会议中采纳,那么——在会议之外的时间与员工们解决����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������这个问题;——将这个议题放在将来的����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������其它会议中。但不论怎样都要有所反馈。
舍弃那些不够切中要害的内容,和仅与小部����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������分参会者相关的内容,放在会议之外解决����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������。
2.先讨论哪些? 后讨论哪些?
重要的在前,次要的在后。
但“只对当下产生影响的事项”,����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������不应被默认为比“有着长远影响的事项”更重要。
以下经验法则可以帮你做出关于议程顺序的决策:����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������
首先,你的议程中的特定事����� �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������项应当彼此紧密关联;
其次,如果所有事项的重要性基本上����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������都差不多,建议优先安排员工提出的议程事项����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������,这样参会者能够更加强烈地感受到自����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������己的话语权、会议包容度及共享的权����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������利;
第三,会议最开始可以进行一些“暖场����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������”(例如公布一些简短的通知,或对相关的上一次会议做����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������简单回顾)——不仅能防止迟到带来的负面效应,还能提高����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������参会者积极性。时间不要超过总时����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������长的15%。
收尾工作也至关重要:
需要通过几分钟的总结来概括会议的核心����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������内容、明确工作任务,并记录下次会议议程����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ�������将涉及的事项。
可以以问答环节来为会议收尾。����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������例如:“在结束会议之前,我可以回答大家的5����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������个提问”。
3.有必要为每个问题设定好讨论时间吗����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������?
如果对以下问题有一个或多个答案是肯定的����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ�������,那么就值得尝试对每个议程项目进����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������行时间分配。
参会者是否倾向于纠结细节?
参会者是否爱跑题?
你的会议是否总是能按计划进行?
你是否曾在会议中使用安排好时间����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������的议程,效果好不好?
你是否希望在某些问题上采用“流动式会议”?(����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������特定的人只在特定的时间参会)
是否有参会者必须格外认真对待的某些特定话����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������题?
如果有必要分配时间,建议先����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������与其他参会者在会前分享时间安排,并关注他们的����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������反馈信息。
4.设立“责任人”
会议领导者可以有策略地让其他人分担领导权,将����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������特定的议程事项分配给“责任人”。
这种方法已经成为苹果公司的标准会议模式。苹����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������果公司开创了“DRI”概念,即“直接责任����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������人”。直接负责人公开对接议程项目,����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������并负责相关工作的开展。
直接负责人制度的好处在于:
让更多人投入到会议中;
提供一个提升会议领导能力的良����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������好机会
通过吸纳更多人的意见,激发灵感。
三、会议规模设置
人数宜少不宜多
以下是一些设置会议人数规模的决����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ�������策依据。
1.用会议目标筛选参会者����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������
确定参会人员,会议领导应该先从会议目标着����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������手。针对每个会议目标,领导应该思����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������考如下问题。这些问题虽然有助于筛选相关和必要会����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������议成员,但最终仍可能导致参会者过多的����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������情况。
谁掌握解决某个问题的信息和知识?
谁是关于这个问题的关键决策者及重����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������要利益相关者?
谁需要了解会议讨论内容?
谁将具体实施会议决策或就相关问题开展工作����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������?
2.著名企业是这样做的
苹果公司则一直贯彻史蒂夫����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������·乔布斯避免大型会议的原则。
谷歌始终提倡任何会议都不����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������应超过10人参会;
亚马逊则采用所谓的“两张披萨饼法则”����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������——用两张披萨即可喂饱所有参会人员;
综合更多成功企业案例,这里还有����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������一些具体建议:
“8-18-1800”法则。想要解决问����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������题或做出决策,最多8人;开展头脑风暴,最多����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������18人;如果是为了向广大员����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������工集体告知某些事项,1800人也无妨;
为了能够制定决策、解决问题,����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������最多7人;
如果领导的协调能力极佳,8至12人为宜;
对于征集想法、设置议程、开抱团会来说,最好不要����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������超过15人。
总之,会议领导应尽量在确保实现目标的前提下精����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������简会议规模。
3.如何让未被邀请的成员免于被排斥感����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������?
说实在话,我们常抱怨会议太多����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������,但同时也享受被邀请的时刻。
相反,不被邀请,会令组织成员有被����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������排斥的负面感受,任凭这种感受发酵,����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������势必会影响工作的正常进行。如何让参加����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������会议的人数尽量少,还不伤害未被邀请����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������者的感情?
解决建议如下:
对议程事项进行合理的分割,将原计划中一场规����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������模大、涉及面广的会议,分割成两场较����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������小、较短的会议。这能让你始终对会议规模����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������有所把控。
“流动性会议”。特定的人只在特定的时间参会。既保持包容性,又能控制人数。
在开会前,就会议所涉及到的议题,找没被邀请、但����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������具有有价值观点的人征求意见,以增加参与感。
将会议记录分发给没被邀请的人。
“代表性发言”。“代表人”需要在会前与其他相关者碰头,����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������并在会后为他们传达会议信息,持续征询他们的想法。����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������
四、会议座次安排按实际需求动态安排����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������
座次对会议效能的影响很重要,但����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������这不代表我们必须刻板遵守那些����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������“惯例”。
1.了解不同位置的实际效果,根据不同情况安排座次
不同座位产生的效果,可以用上图来说明:
A和F,这种长桌两端的位置利于发言,通����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������常是领导位。如果他们业务优����� �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ�������秀,拥有很多相关的好点子,那么坐在这里����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������很合适。但若赶上想法匮乏的时候,这个安排就会����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������降低会议效能;
C和D,相邻的座位比较不容易产生����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������分歧,甚至会形成联盟关系����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������。两人观点相近的话还好,如果有分歧,����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������相邻座位则不利于他们表达分歧;
J的位置,适合整场会议都不会参与太多的人,尤����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������其在A是领导的时候。但如果J的����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������想法是关键的,那这个安排就会大����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������大拖累会议效能。
根据不同会议内容、成员对不同议题的影响����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������强弱,座次安排应该是动态的。这����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������需要会议领导者在会前做足准备。
2.尝试“散步会议”和“站立式会议”
① 散步式会议
史蒂夫·乔布斯在他的自传中提到,他喜欢����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������把长时间的散步当做与人沟通的����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������好机会。其他几位采用并提倡散步式会议的����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������高管包括脸书总裁马克·扎克伯格、推特联合创����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������始人杰克·多尔西,以及美国前总统巴拉����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������克·奥巴马。
散步式会议是领英公司主要采用的����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������开会形式:在加利福尼亚总部,人们一边绕着����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ�������大楼散步,一边开一场20到2����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������5分钟的会议。
强生公司副总经理杰克·格鲁佩����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������尔指出:“我们的研究表明,在[����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������实行散步式会议的]第90天之后,人们����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������觉得更加精力充沛,更能集中注意����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������力,参与意愿也提升了”。
西联汇款公司总裁西克·埃塞克表示:“散步时,人是放松的,能够发自真心����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������地交谈,且能够更快地进入正题。”
实践注意事项如下:
人数控制在4人以下
不适用于需要借助大量补充材料或����� �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������需要大量记录的会议。
更深思熟虑的议程。
提前告知参会者,让人有时间换����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������双适合走路的鞋
散步最好是在室外进行,规划好一个相对安静的路线,����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������可以是环形的,也可以是有明确目的地的����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������。
② 站立式会议
研究表明:坐着开会比站着开会能多花34%的����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������时间。站立式会议的协同效果更����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������优,霸占话语权的情况更少,人们更有意����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������愿关注他人的观点,同时展现出更高水平����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������的参与。
注意会议时长,最好把时间控制在15分钟左右,避����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������免疲劳。
五、设置沉默环节,
笔头代替口头,该闭嘴时闭嘴
有些时候,如果参会者在某����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������段时间里保持沉默,就会极其有利于会议取得成效。����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������
会议的目的是谋求更多更好的观点����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������、更丰富的反馈、更有见地的批判,以形成能����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������解决目标问题的良好的分工协作。
但是,让参会者尽量分享这些观点、����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������反馈、批判并不是一件容易的事。����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������原因大概在这两个方面:
在会议中,一段时间里只有一个人在说,于是..����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������.
——你的发言让我感到某种压力(例如:大家已����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������经表示了强烈赞同),我决定不表达自己的����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������观点了;
——听你说完了,我想说的已经忘了;(是不是����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������很常见?)
——我们的观点听起来差不����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������多,我不用说了;(差在了哪?)
其实很多人都做不到不怕丢脸地自由表达。
那么,“沉默”是怎么解决这些问题的呢?
1.头脑书写(Brainwriting)
即通过一系列的技巧,以沉默的方式促成并处理各种����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������观点。
其核心内容是,会议期间就某个特定的话题����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������,在纸上匿名写下各自的观点。参会者要����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������同时写,并保持安静,无交流����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������,不让外界影响自己的观点
比如:参会者聚在一起,每个人就一个问题,����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������匿名在纸上简洁地进行回复—����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������—“请列举1到3个关键点,以提����� �������Ƴ����������� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������升跨部门沟通效率”——如果有10人参会,����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������每个人写下3个关键点,那么就会����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������收回10个以上自由的观点����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������。
继续延伸,把所有观点收上来后,可以按内容相����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������似性归纳成若干个主题,然����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������后,参会者们可以:
就归纳出的这些主题,在现场直接展开讨论;
就重要性对这些主题进行投票(公开和匿名皆可����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������),发现最重要的需要优先讨论的主题;
根据这些归纳出来的主题,重新思考,����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������可能会发现真正需要聚焦的����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������问题;
...
根据具体情况的不同,玩法����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������可以有很多,大家可尽情发散思维
总之,落在笔头而非口头的讨论����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������方式,能减少让优秀观点被埋没的风险,����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������并有效促进参与——笔和纸在眼前����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������,没人能滥竽充数当旁观者。
2.默读
在一般的组织会议中,正式的演讲����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������展示之后往往跟随讨论与评����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������论。
然而亚马逊的首席执行官杰夫·����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������贝佐斯则质疑这种传统的价值,他希望人们不受����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������到演示形式、演讲人个性和话术或潜在的群����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������体压力带来的影响,根据观点����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������自身做出自由的评价——这一效果恰可以通过默����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������读来促成的。
亚马逊是这样做的:
想法、观点和提议必须在会前完整、精准地以报告形����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������式写下来(但不宜过长),����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������在会上分发给与会者。
会议开始后,参会者可以自行默读这些内容(不进行提����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������问)。一般占用会议的10到30����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������分钟。
阅读完毕后,开始讨论。
这样做的好处如下:
这个环节让所有人都处在同一����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������起跑线;
与观看演示和聆听口头介绍相比,默����� �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������读吸收信息的速度更快,书面材料提供的观点更细致入����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������微,讨论往往也会更有深度����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������;
可以随时重读任何一部分内容,促成了对观点����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������的深入挖掘和交锋;
讨论通常会有如下结果——反驳书面内容;����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������强调某种顾虑,提议书面内����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������容应加以修改并促成另一场会议����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������;或是认可书面材料及其计划、日程和后续����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������工作开展——从而提升会议效能。
以上就是高效能会议的5个实践原则����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������。
按这5个原则来组织会议,不仅能更高����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������效地解决业务问题,也会令组织内人际间关系����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������得到更正向的发展。
善于“科学开会”的领导者或未来领导人选����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ�������,将从每一次高效能会议的筹备����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ������与实践中得到更好的职业发����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������展和个人成就——因为他们善于和别人沟通、建立关����� �������Ƴ������������ �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ�������系、充分挖掘他人潜能,能让团队更有所建树。
相反,不仅拖累团队整体效能,对个人来说,也����� �������Ƴ������������ �������Ƴ����������� �������Ƴ������������ �������Ƴ�������会徒增职场挫败。